數(shù)字檔案是指用計算機等工具對歷史記錄進行數(shù)字編碼，并將所得數(shù)據(jù)記錄保留在磁盤、光盤等載體上的一種檔案。

它與傳統(tǒng)檔案的主要區(qū)別體現(xiàn)在以下幾個方面：存儲方式：數(shù)字檔案以電子文件的形式存儲在計算機或其他數(shù)字存儲設備中，而傳統(tǒng)檔案則以紙張等物理媒介存儲。管理方式：數(shù)字檔案可通過計算機軟件進行分類、編目、檢索等管理操作，而傳統(tǒng)檔案則需人工管理。檢索效率：數(shù)字檔案支持關鍵詞、日期、文件類型等多種檢索方式，檢索速度快，而傳統(tǒng)檔案需人工翻閱，檢索效率低。利用方式：數(shù)字檔案可通過網(wǎng)絡共享和利用，方便快捷，而傳統(tǒng)檔案則需借閱或復印。保存時間：數(shù)字檔案可長期保存，不受紙張老化等因素影響，而傳統(tǒng)檔案需定期維護和更新。 根據(jù)檔案入庫規(guī)定處理并清點紙質檔案，同時完成檔案入庫的相關手續(xù)。江西企業(yè)數(shù)字檔案館建設公司排名

數(shù)字檔案室的終端及輔助設備應結合工作需要，為數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)配備專屬終端計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機等終端設備，以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備。數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)應能集成管理各門類數(shù)字檔案資源，為電子檔案的真實、完整、可用和**提供首要保障，并達到靈活擴展、簡單易用的基本要求。數(shù)字檔案室的檔案利用應支持用戶在權限許可范圍內在線查看、打印目錄數(shù)據(jù)或原文，如有必要，應能限制用戶對電子檔案或傳統(tǒng)載體數(shù)字副本組件或具體頁面的可閱讀范圍；應能對數(shù)字檔案資源的下載進行審批、添加數(shù)字水印和授權閱讀時間等，應支持實體檔案借閱的申請、審批、登記、歸還等。檔案編研應支持用戶開展檔案編研工作，授權用戶能建立編研計劃、分配工作任務、建立編研素材庫、復制粘貼數(shù)字檔案內容信息、審核編研文稿、發(fā)布或下載編研成果等。數(shù)字檔案室的終端及輔助設備應結合工作需要，為數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)配備專屬終端計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機、打印機等終端設備，以及恒溫恒濕防磁柜、刻錄機、移動存儲介質等輔助設備。北京智慧數(shù)字檔案管理系統(tǒng)紙質檔案數(shù)字化工作推進中，對標準化管理的需求因實際工作需要而愈發(fā)迫切。

檔案遠程服務利用系統(tǒng)實現(xiàn)在線完成電子簽名，全程電子化，告別紙質郵寄模式。**人員將**結果中的電子文件、數(shù)字檔案上傳完成后可在線完成蓋章簽署，支持自定義印章圖片，可同時對上傳文件的每一頁進行批量蓋章簽署，支持同時加蓋多個印章。簽署完成前系統(tǒng)提供短信驗證機制，驗證操作人的身份，只有被正式授權過的**人員才可具備蓋章簽署權限。

完整的業(yè)務流程日志，實現(xiàn)對各環(huán)節(jié)、各用戶工作完美追溯。系統(tǒng)針對每條業(yè)務申請單，從用戶提交申請開始到業(yè)務**結束，全程追蹤記錄該業(yè)務各環(huán)節(jié)操作詳情信息，實現(xiàn)管理者對業(yè)務的全程掌控，可稽可查。

系統(tǒng)流程

通過建設志書在線編纂管理系統(tǒng)，實現(xiàn)與地情資源管理與利用工作的高效采集、集中管理、動態(tài)調用和服務功能的高度互聯(lián)互通，通過引入信息化編纂方式，提升數(shù)字方志信息化建設進程，促進方志文化發(fā)揮，提升方志工作的影響力，為地方志辦信息化建設總體目標奠定堅實基礎，實現(xiàn)為本地區(qū)經(jīng)濟、文化建設提供服務的目標。

功能介紹

通過建設“志書在線編纂管理系統(tǒng)”實現(xiàn)志書在線編纂管理一體化的目標，提高志書編纂效率，規(guī)范志書編纂流程，系統(tǒng)支持對志書主編、副主編、責任編輯、編輯、撰稿員等不同角色，同時在線編撰、修改、批注、任務分配、自動合攏、稿件審核、一校、二校、三校等功能與各項應用，滿足用戶對志書的編輯管理、任務管理、目標管理、過程管理、內部評審等功能。 對于褶皺的檔案原件，要先進行壓平或燙平處理。

    數(shù)字檔案室的服務器屬于必備的基礎設備。在配置服務器性能與數(shù)量時，要保證能契合數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)，還有數(shù)據(jù)庫、中間件、全文檢索、備份等基礎軟件的部署條件，使其能夠**、順暢地運行，同時還得預留一定冗余，具備可拓展性。就存儲與備份這一方面而言，為達到各門類電子檔案以及傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字副本的存儲、利用、備份需求，數(shù)字檔案室要配備既穩(wěn)定的磁盤陣列，用作數(shù)字檔案資源的在線存儲工具。依據(jù)單位所制定的數(shù)字檔案資源保存策略，來明確近線或離線備份系統(tǒng)的配置情況。其中，近線備份適宜選用磁帶庫或虛擬帶庫，還有與之對應的備份軟件；離線備份則可以挑選光盤、移動硬盤等脫機存儲介質，以及配套的備份、檢測設備。 促進資源共享與利用：開放部分檔案資源，提升學校社會影響力，例如校友可通過平臺查詢個人檔案。山東學校數(shù)字檔案

對已經(jīng)整理好的檔案進行拆裝，為檔案掃描工作做準備。具體是將檔案拆盒、拆除裝訂，注意保護檔案不受損害。江西企業(yè)數(shù)字檔案館建設公司排名

數(shù)字檔案室應用系統(tǒng)應以**或地方制定的標準、規(guī)范為基礎，具有管理文書、聲像（照片、錄音、錄像）、科技、專業(yè)等各門類電子檔案和輔助管理實體檔案資料的功能。且具備靈活的可擴展功能，包括檔案資料門類的擴展管理、分類方案的擴展管理、適當?shù)脑獢?shù)據(jù)方案擴展管理、電子檔案移交包制作的擴展管理等。

電子檔案門類的擴展管理應能依據(jù)已經(jīng)實施的元數(shù)據(jù)方案擴展管理新增電子檔案門類，且具備新增門類歸檔電子文件及其元數(shù)據(jù)的捕獲、登記以及電子檔案的分類、編目、著錄、存儲、數(shù)字簽名、檢索、利用、鑒定、處置、統(tǒng)計、移交、審計、用戶管理等一系列功能。 江西企業(yè)數(shù)字檔案館建設公司排名